Dosarul pe hârtie se pierde, se pătează și se corectează greu. Dosarul digital se trimite pe WhatsApp, se arhivează în cloud și se regăsește în câteva secunde. Trecerea este mai simplă decât pare, dacă ordinea pe șantier e corectă.
Fluxul digital, pas cu pas
- Pe șantier: poze la echipamente (etichete cu serii), valori citite din invertor, poze la lucrare — toate în telefon.
- Fișa: datele lucrării completate o singură dată, ordonat.
- Generare: documentele (proces-verbal, declarație, inventar, fișă) produse din fișă — nu redactate manual.
- Verificare: seriile marcate „de verificat" se confirmă înainte de semnare.
- Predare: dosarul ca PDF se trimite prosumatorului și se arhivează.
De ce merită
- Timp de birou redus de la ore la minute.
- Seriile și valorile rămân aceleași în toate documentele (fără transcrieri greșite).
- Arhiva se caută după client, nu prin dosare fizice.
Cum te ajută Solaris CET
Solaris CET face exact acest flux: din fișa completată pe șantier generează dosarul de predare în maximum 24 de ore. Primele două dosare sunt gratuite, apoi 149 lei/dosar cu factură.
Ce faci cu arhiva veche pe hârtie
Trecerea la digital nu cere să scanezi ani de dosare într-un weekend. Regula practică: dosarele noi se fac digital din prima zi, iar arhiva veche se scanează la nevoie - când un client cere o copie sau când apare o problemă în garanție. Fiecare dosar scanat primește un nume de fișier cu clientul și anul, într-un singur folder pe an, nu în zece locuri.
Ce păstrezi fizic: exemplarul cu semnături olografe, pe durata garanției lucrării. Restul - oferte, schițe, ciorne - după scanare își pierd rostul fizic. Important e să existe o singură sursă de adevăr: dosarul digital predat, nu trei variante pe trei telefoane.
Verificarea înainte de trimitere
Înainte să trimiți dosarul digital, cinci minute de control: toate paginile sunt lizibile la mărire normală, seriile din inventar corespund cu pozele etichetelor, valorile din fișă sunt cele măsurate, semnăturile și data sunt pe documente. Un dosar verificat o dată se trimite o dată; unul neverificat se trimite de trei ori, cu scuze.